Contoh dan Cara Menulis Surat Formal dan Informal dalam Bahasa Inggris beserta Artinya

Contoh dan Cara Menulis Surat  Formal dan Informal dalam Bahasa Inggris beserta Artinya – Sobat englishiana.com, surat dalam bahasa Inggris merupakan salah satu media komunikasi tertulis selain Email dan Memo. Surat bahasa Inggris menjadi sangat penting keberadaannya karena jenis ini tergolong yang paling lengkap isinya dibandingkan Email dan Memo.

Ada dua jenis surat dalam bahasa Inggris, yaitu formal dan informal. Surat formal dipakai dalam komunikasi professional baik ke pada instansi pemerintah maupun untuk urusan bisnis. Mengingat pentingnya peranan surat formal dalam bahasa Inggris ini, kali ini saya akan terlebih dahulu membahas cara menulis dan contoh surat formal bahasa Inggris. Namun jangan khawatir, cara menulis dan contoh surat informal bahasa Inggris akan kita bahas pada posting berikut: Cara menulis dan contoh suratinformal bahasa Inggris

Nah mari kita kumpulkan konsentrasi dan fokus untuk membahas langkah-langkah menulis dan contoh formal letter bahasa Inggris berikut!

Contoh dan Cara Menulis Surat  Formal Dan Informal

Langkah-langkah Menulis Surat Formal dalam Bahasa Inggris

1. Tahu kapan harus menulis surat resmi.

Menulis surat resmi hanya diperlukan ketika kita berhubungan dengan seseorang yang hanya Anda tahu dalam kapasitas profesional. Misalnya surat yang ditulis kepada institusi pemerintah atau bisnis, bukan untuk individu yang dikenal.

Surat formal harus diketik, kemudian dicetak. Anda dapat menggunakan software tertentu untuk mengedit surat formal ini, seperti Microsoft Word, OpenOffice, atau Text Edit. Jika surat formal ini dipakai untuk kebutuhan yang  mendesak atau penerima lebih memilih email, Anda dapat mengirim email sebagai gantinya.

Ketika berhubungan dengan atasan Anda saat ini atau rekan kerja, Anda bisa memakai bentuk yang semi formal. Email jenis ini boleh dipakai kondisi tersebut dan Anda tidak perlu alamat di bagian atas halaman.
Lihat contoh suratnya di sini!

2. Tulislah alamat dan tanggal hari ini (saat menulis surat) di bagian atas halaman.

Tulislah nama dan alamat di bagian atas (kiri) halaman. Jika Anda menulis surat bisnis, gunakanlah nama perusahaan dan alamat atau tulislah, di bagian atas surat, kop surat perusahaan. Sebaiknya jika anda memilih menuliskan nama perusahaan dan alamatnya, tulislah ke dua informasi tersebut pada dua baris sebelum menulis tanggal hari ini.

Tuliskan tanggal dengan lengkap. 19 November 2016 (British) atau September 19^th , 2016 (Amerika) keduanya lebih baik untuk dipakai dibanding menulisnya dengan Sept. 19, 2014 or 19/9/14.

Tidak perlu menuliskan tanggal saat menulis email.
Lihat contoh suratnya di sini!

3. Tulislah nama dan alamat penerima.

Kecuali Anda sedang menulis email, Lewati dua baris tulislah informasi kontak orang yang Anda tuju. Tulislah tiga hal berikut masing-masing pada baris terpisah di (sebelah kanan) halaman :

Nama lengkap dan titel

Nama perusahaan atau organisasi (jika ada)

Alamat lengkap (gunakan dua baris atau lebih jika diperlukan)
Lihat contoh suratnya di sini!

4. Tulislah salam pembuka surat.

Loncati satu baris lagi, kemudian sapalah penerima surat dengan salam pembuka surat semisal "Dear" / " Yang terhormat" diikuti dengan nama orang yang anda tuju (jika diketahui). Anda dapat menggunakan nama belakang, atau nama lengkap (pertama dan terakhir), tetapi tidak pernah nama pertama saja. Sertakan titel profesional disingkat jika ada.

Jika Anda mengetahui jabatannya saja tetapi tidak mengetahui nama orang yang Anda tuju, Anda dapat menuliskan jabatannya saja, semisal "Dear Health Inspector:"/ "Bapak Inspektur Kesehatan:" atau frase yang sama. Biasanya, nama orang tersebut dapat ditemukan dengan pencarian secara online, jadi cobalah mencari terlebih dahulu.

Jika Anda tidak mengetahui nama penerima surat Anda cukup tuliskan "Dear Sir or Madam," / " Yang terhormat Bapak atau Ibu,” atau "To Whom It May concern,"/ "Kepada siapa pun yang berkepentingan,". Perlu Anda ketahui bahwa cara ini terdengar sedikit kaku dan kuno, jadi cobalah untuk menghindarinya bila memungkinkan.
Lihat contoh suratnya di sini!

5. Dalam menulis surat formal, kita harus membukanya dengan pernyataan yang jelas tentang apa tujuan kita menulis surat tersebut.

Jangan menggunakan singkatan, semisal (tulislah are not bukan aren’t), dan gunakanlah kalimat pertanyaan yang formal (tulislah Would you be interested in...? bukannya Do you want to...?). Koreksilah  ejaan dan tata bahasa surat tersebut ketika selesai, atau mintalah seorang teman untuk membantu Anda.

Jika Anda menulis untuk keperluan bisnis resmi, ingatlah untuk tetap menulisnya dengan pendek dan langsung / singkat dan jelas. Jika Anda menulis surat tersebut ungtuk saudara yang jauh atau kenalan Anda untuk alasan-alasan sosial, Anda dapat menulisnya dengan sedikit lebih bercakap-cakap. Ini cara terbaik untuk menjaga pembaca tetap membaca sampai ke bawah halaman.
Lihat contoh suratnya di sini!

6. Gunakanlah penutup yang mengandung pujian.

Sebuah penutup yang mengandung pujian pada surat Anda, dapat memberi kesan dan membuat hubungan yang baik dengan penerima. Buatlah jarak dua kali enter setelah paragraf terakhir dari surat tersebut, kemudian tulislah  sebuah penutup yang mengandung pujian. Untuk surat-surat resmi, tulislah "Sincerely yours," "Kindest regards," or "Best wishes." / "Hormat kami," "Salam terbaik," atau "Harapan Terbaik." Tandatanganlah di bawah salam penutup tersebut, sebagai berikut:

Untuk surat-surat resmi yang diketik, sisakan sekitar empat enter ke bawah antara salam penutup dan ketiklah nama lengkap Anda. Cetak surat itu, kemudian tandatanganilah ruang kosong tadi dengan tinta biru atau hitam.

Dalam email formal, ketik nama lengkap Anda setelah salam penutup.

Anda dapat menggunakan titel status (Mr. / Miss. / Mrs.) untuk Anda sendiri ketika Anda menempatkan nama Anda di akhir surat resmi. Misalnya, seorang wanita yang sudah menikah biasanya menulisnya dengan "Mrs. Amanda Straw."
Lihat contoh suratnya di sini!

7. Lipatlah Surat (opsional).

Jika Anda mengirim surat tersebut melalui pos, lipatlah menjadi tiga. Lipatlah bagian bawah lembar surat ke atas sampai menjadi tiga lipatan yang seimbang. Lipatan surat cara ini memastikan bahwa surat akan masuk ke dalam amplop secara keseluruhan.
Lihat contoh suratnya di sini!

8.Tulislah alamat pada amplop (opsional).

Tulislah nama lengkap penerima (jika ada) diikuti dengan alamat lengkapnya di sebelah pojok kanan permukaan amplop, seperti:

Mr Johni Sirregar

123 DEF St.

New York City, NY 1188
Lihat contoh suratnya di sini!

9. Tulislah alamat pengirim (alamat jika surat harus dikembalikan) pada amplop (opsional).

Jika kantor pos tidak dapat mengirmkan surat Anda ke alamat tujuan karena alasan tertentu, kantor pos akan mengirim surat kembali ke alamat pengirim tanpa biaya tambahan. Tuliskanlah nama dan alamat seperti yang ada dalam surat; satu-satunya perubahan yang mungkin terjadi adalah bahwa Anda mungkin hanya ingin menulis nama belakang Anda, bukan nama lengkap Anda. Tulislah alamat tersebut di bagian pojok kiri bawah amplop.

Lihat Juga:


18 Contoh surat informal / tidak resmi / personal dalam bahasa Inggris dan artinya

Bagaiman sobat englishiana.com, mudah bukan membuat surat resmi dalam bahasa Inggris? Nah semoga pembahasan tentang cara menulis surat resmi di atas yang disertai dengan contoh letter baik formal maupun informal mampu memberi pencerahan untuk kita semua dalam hal membuat contoh personal letter ataupun contoh business letter.Untuk mempelajari lebih jauh tentang text functional lainnya, seperti notice, announcement, email, memo dll silahkan klik di sini.

Bagikan Artikel ini